4 tips för att få dina medarbetare att jobba effektivt på distans


Distansarbete skapar mängder av fördelar och nu i Coronakrisen har det dessutom för många företag varit nödvändigt för att verksamheten ska kunna fortsätta. För att säkerställa ett distansarbete med högsta kvalitet och effektivitet har vi nedan listat några konkreta tips.

1. Sätt en policy för distansarbete

Sätt en policy för företaget som utgår ifrån att arbetet ska utföras där det görs bäst utifrån både företaget och individens perspektiv. Fortsätt med en övergripande policy som innehåller regler som handlar om hur verksamhetens verktyg ska användas. Exempel på regler att ha kring distansarbete kan exempelvis vara närvaro i kommunikationsplattformar, att kalendern ska vara aktuell, när F2F-möte är ett krav eller att det finns deadlines för när återkoppling ska ha skett. Som vanligt låt ledningsgruppen vara en föregångare som ”lever som vi lär” och följer rutinerna för hur det flexibla arbetet ska gå till.

Trots att vi arbetar på distans kan det vara betydelsefullt för många att ha tydliga rutiner och struktur. På de flesta arbetsplatser är det otroligt viktigt med gott samarbete och kommunikation, så även om din verksamhet har flextider är det smart att bestämma vissa timmar då alla ska vara tillgängliga. När vi sitter på kontoret syns det tydligt när en kollega är tillgänglig eller inte, medan det är knepigare vid distansarbete. Med rätt verktyg har du möjligheten att dela kalendrar och kan enkelt se dina kollegors schema.

2. Se till att verksamheten besitter rätt verktyg

Det här är A och O för alla företag som vill arbeta flexibelt att rätt verktyg finns tillgängliga. Allra viktigast är att se till att det finns bra kommunikations- och samarbetsverktyg. Idag finns det flera kommunikationstjänster som erbjuder Onlinemöten, chattar och annat informationsutbyte. Vissa av tjänsterna är gratis, men det är viktigt att veta att gratistjänsterna vanligtvis endast lagrar ett visst antal meddelanden eller har en gräns för antalet användare. I längden är det alltid värt att investera i ett bra kommunikationsverktyg för att undvika att information försvinner.

När samarbetsverktyg väljs är det smart att se till att det fungerar ihop med det kommunikationsverktyg som används, det skapar möjlighet att skära ner antalet program som används och det blir enklare för medarbetarna att arbeta effektivt. Om Office 365 redan används blir kommunikationsverktyget Teams det naturliga valet. Teams går också att använda som samarbetsverktyg då det direkt kan användas för att dela Office-filer för att samarbeta. Som alla verktyg avgörs nyttan av att du på förhand bestämt vem som äger delar av flödet, regelverket för uppdateringar, hur möten genomförs och planeras. Några timmar med en verksamhetskonsult kan vara skillnaden mellan kaos och strukturerad flexibilitet.

3. Jobba säkert och använd VPN

Det är idag långt ifrån säkert att ansluta till många trådlösa nätverk då det finns risker att obehöriga personer kommer åt din data och information. För att jobba säkert på distans rekommenderar vi att VPN (Virtual Private Network) används. VPN är en teknik för att skapa en säker och krypterad förbindelse över nätet. Det hjälper till att säkerställa att känslig data överförs på ett säkert sätt och förhindrar att icke auktoriserade personer kommer åt trafiken. Ett tips är att aldrig koppla upp dig på okända Wi-Fi nätverk, i sådana fall är det bättre att använda internet från mobilen. Se också till att företaget har tillräcklig kapacitet för att hantera många distansarbetande medarbetare samtidigt och att alla har en bra internetaccess för att det ska vara möjligt att arbeta effektivt.

4. Utnyttja videomöten för sociala aktiviteter

Videomöten är ett smidigt verktyg för att ta möten när medarbetarna arbetar flexibelt. Om ni har många medarbetare som arbetar flexibelt och kanske inte ses så ofta fysiskt är det klokt att hålla igång er kommunikation genom chattar, videomöten och telefonsamtal. Just videomöten är viktigt att ha med jämna mellanrum då vi människor uttrycker oss mycket genom kroppsspråk när vi pratar, sen är det ofta trevligare att se den du pratar med. Kom också ihåg att en online-fika då och då kan vara en bra ersättare för den vanliga eftermiddagsfikan, eller varför inte en Online-AW?

Det finns mycket bra att göra och tänkta på för att få distansarbetet så effektivt och fungerande som möjligt i verksamheten. Hör av dig till oss på Qlosr om du behöver mer hjälp!