5 enkla tips för att få till samarbetet i Teams

Qlosr

Under den situation som är och har varit har företag och verksamheter varit beroende av fungerande samarbetsverktyg. I vanliga fall ställer omvärldens snabba förändringar höga krav på ökat samarbete i verksamheterna för att lyckas, men i Coronakrisen har det varit allt mer avgörande. Med Office 365 följer verktyget Teams som möjliggör en utmärkt plattform för samarbete om du använder det på rätt sätt. I det här inlägget tipsar vi om fem enkla knep för att få till ”Teams-samarbetet” i verksamheten.

  1. Skapa en tydlig uppdelning mellan verksamhetens områden

Se till att verksamheten har en tydlig Teamsstruktur, här är det otroligt värdefullt att lägga ner tid och ta hjälp av en expert om det behövs. Det är viktigt för medarbetarna att veta hur det är tänkt att verksamheten ska arbeta, t ex vilka team är för interninformation, arbetar vi med projekt i olika kanaler, finns det en bestämd mappstruktur osv. Hur strukturen i Teams är uppbyggd måste anpassas efter varje specifik verksamhet.

Finns en tydlig Teams-struktur blir det enkelt för medarbetarna att veta vilka platser de behöver hämta information ifrån och vilka platser de kan välja att ta del av information ifrån. Medarbetarna kan enkelt ”stjärnmarkera” favorit-kanaler för att säkerställa att de får den information som de behöver i sin arbetsroll.

2. Håll dig till Teams och skippa mailen

Väljer verksamheten att gå Teams, kör Teams fullt ut. Säkerställ att alla anställda vet att det är via Teams som kommunikation och samarbete sker. En minskad mailinkorg uppskattas av det flesta och kan dessutom dra ner på stresskänslan. Skapa trådar i de projektkanaler där frågan behöver diskuteras, skapa en chatt-konversation med två kollegor där diskussion kring lösning för en kund behövs och tagga de kollegor som behöver se information så personen ifråga får en ”aktivitet”. Tänk även på interninformation, skapa ett Team som alla anställda måste ha daglig koll på där verksamheten delar allt från att det bjuds på fika till att larmsystemet på kontoret ska bytas ut.

3. Teams-möten

Smidigt är också att Teams innehåller möjligheten för videomöten och har under Corona-krisen varit en viktig kugge för många verksamheter. Se till att alltid skicka med en Teams-länk i mötesinbjudan så personer som kanske inte hinner mellan möten kan vara med i alla fall. Teams finns även som app i telefonen vilket möjliggör att vara med även när datorn inte finns tillgänglig. Använd även Teams för att visa kollegor lite snabbt hur du gör något. Istället för att skapa en lathund ring upp kollegan i chatten och sprid kunskap vidare direkt genom att dela din skärm, där finns tid att spara. Kika gärna in den här filmen för att se hur du använder den privata chattfunktionen i Teams.

4. Jobba med likes

Att ge en like (tumme upp) är något de flesta är vana vid i och med användandet av sociala medier. Like-funktionen är en otroligt viktig del att använda när verksamheten arbetar i Teams. Säkerställ att det finns riktlinjer om att medarbetarna alltid ska svara på information i Teams som är riktade direkt till dem och kanske alltid i vissa kanaler. En like visar att användaren tagit del av informationen där en kommentar inte krävs och de evighetslånga mailtrådarna är ett minne blott. 

5. Utbildning, riktlinjer och föregå med gott exempel

Framgångsfaktorerna för att säkerställa att tips ett till fyra ovan följs och medarbetarna känner sig säkra på hur Teams ska användas i verksamheten är utbildning och riktlinjer. Personalen behöver ha kunskapen för att veta hur de ska använda verktyget och de behöver regler kring vad som gäller för användandet av samarbetsverktyget i verksamheten. Viktigt som alltid är att ledningen föregår med gott exempel.

Kontakt oss på Qlosr om du vill ha hjälp med Teams-strukturen eller utbildningar för er verksamhet! Här hittar du vanliga frågor och svar kring Teams.

Länk: Microsoft vanliga frågor  
https://support.office.com/sv-se/article/vanliga-fr%C3%A5gor-f4644010-d5fa-4055-b42a-6a5317316e18?ui=sv-SE&rs=sv-SE&ad=SE
– Film om hur du använder den privata chattfunktionen i Teams
https://www.microsoft.com/videoplayer/embed/5917d93d-a54b-40fc-b7e4-25103cb4fe64?autoplay=false