Så här kan du boosta dina möten


I många yrkesroller består arbetsdagarna av mängder med möten, det gäller därför att säkerställa effektiva och innehållsrika möten som alla mötesdeltagare känner fyller en funktion. I det här blogginlägget har vi listat några tips på hur du som håller i mötet kan tänka för att få till riktigt bra möten.   

1. Tydliggör agendan redan i mötesinbjudan 
Det första du behöver göra när du bjuder in till ditt möte (utöver att bjuda in deltagare och bestämma tid) är att säkerställa en agenda i inbjudan. Låt alla som är inbjudna till mötet veta vad som kommer att ske på mötet och vad som förväntas av dem. Finns det dokument som deltagarna ska läsa igenom, bifoga dem i mötesinbjudan och skriv att dokumenten ska vara lästa till mötet. Att mötesdeltagarna kommer inlästa till mötet sparar inte bara tid utan möjliggör för deltagarna att förbereda eventuella frågor eller funderingar kopplat till informationen de läst. Om mötet ska resultera i att beslut tas lägg även det som en punkt på agendan för att skapa en medvetenhet hos deltagarna. Beskriv alla beslutspunkter kort och tydligt så det inte finns några oklarheter vilka beslut som togs under mötet när det är slut.  
 
2. Förbered dig 
Förberedelser ska aldrig underskattas, ska du använda dina kollegors tid, använd tiden väl. Förbered mötets upplägg, skapa gärna en PowerPoint-presentation att förhålla dig till men tänk på att den inte ska vara för lång, innehållet ska alltid fylla en funktion. Planera för att deltagarna inte bara ska sitta och lyssna, utan låt dem delta och håll dem ständigt alerta under mötet. Det skapar en bättre dynamik i mötet om det inte bara är din röst som hörs och om mötesdeltagarna får komma till tals gör det dem mindre passiva under mötet. Anledningen till att du inte har mötet själv är ju för att du behöver de andras kunskap och engagemang.  

Har mötesplatsen touchskärm, projektor, Whiteboard eller annan mötesrumsteknik glöm inte bort att använda den. Utöver att visa en PowerPoint kan du rita, visa och förstärka budskapet och även låta deltagarna göra detsamma och då bli ännu mer aktiva i mötet. 
 

3. Tänk igenom mötestiden 
Glöm inte att fundera på när mötet passar bäst, detta kan säkert skilja sig från olika verksamheter så det gäller att tänka till utifrån din situation. Hos oss på Qlosr är måndag morgon inte den bästa tiden, då kan det vara bra att få se över sin vecka och förbereda annat. Fredag eftermiddag är säkerligen ingen favorit-tid för någon att sitta på möte, då är det bättre att medarbetarna för att avsluta veckans arbetsuppgifter för att kunna gå på helg i lugn och ro.  

Tänk även på att inte alltid slentrian-mässigt boka en-timmas-möten. Fundera över hur mycket tid du behöver för att uppnå mötets syfte, kanske räcker det med 45 minuter eller kan 20 minuter även fungera i vissa fall? Om alla vet mötesagendan, har läst in sig på informationen och är medvetna om vilka beslut som ska tas innan mötet, har flera tidstjuvar som riskerar att göra ett möte längre redan eliminerats.  
 
4. Ta paus och fyll på med energi 
Enkla tips som ofta glöms bort är att alla längre möten behöver innehålla pauser. Ta gärna flera korta pauser och glöm inte att tydliggöra vilken tid alla ska vara tillbaka så inte det blir ett irritationsmoment där deltagarna är tillbaka olika tider. Trevligt och enkelt är också att bjuda på fika, frukt, lunch eller liknande om mötet är av längre karaktär, det ger en skön paus i mötet och nytt energi-intag för alla som är där.   
 
5. Säkerställ den mest passande mötesplatsen för mötets syfte 
Var noga med att välja plats eller lokal utifrån syftet med mötet. Möten behöver faktiskt inte alltid vara sittande i ett mötesrum, är mötet ett kreativt möte med önskat idéutbyte kan det passa bättre att stå upp eller en plats utanför kontoret kanske tom är att föredra. Corona har också lärt oss att vi inte alltid måste ses, i många fall passar Teams-möten utmärkt, men använd gärna kamera-funktionen i mötet då det är alltid är bra att se varandra och reaktionerna som innehållet i mötet skapar. 
 
6. Fundera en extra gång över om mötet behövs 
Det kan alltid vara bra att fundera en extra gång på om mötet du tänkt ha verkligen är nödvändigt. Kanske räcker det med att skicka ut information med önskad feedback eller endast ha en kort Teams-avstämning? Oavsett, försök hitta det mest effektiva sättet för det som skulle vara mötets syfte, för det är inte alltid ett möte.  
 
Ovan är tips för hur du kan boosta dina möten så att dina mötesdeltagare upplever dem som mer givande. Vi på Qlosr kan hjälpa dig att skapa passande mötesytor för din verksamhet oberoende av hur det ser ut hos er idag. Kontakta oss gärna så du kan berätta hur ni arbetar idag och hur ni vill arbeta framöver så hjälper vi till att hitta lösningen.